De vanligaste misstagen när man använder kortlådor och hur du slipper dem

De vanligaste misstagen när man använder kortlådor – och hur du slipper dem

Kortlådor är fantastiska. Små, smidiga och effektiva – som små kontorsorakel som vet exakt var du har dina kundkort, artikelnummer och indexkort. Men även det bästa arkivverktyget kan bli kaos om det används fel. Och tro mig… folk gör fel. Ofta.

Det fina är att alla vanliga misstag går att undvika. Och när du väl gör det? Då får du en kortlåda som jobbar snabbare än din sökfunktion på datorn. Här får du en komplett guide till de vanligaste misstagen – och hur du gör kortlådor till kontorets mest välfungerande verktyg.

Misstag 1: Man blandar olika kortstorlekar

En klassiker. A6, A7 och specialkort – allt i samma låda. Resultatet? Korten lutar, glider, flyttar sig och gör hela lådan till ett minikaos. Kortlådor är byggda för att fungera bäst med en standardstorlek – så välj en storlek och håll dig till den.

För kontor är A6 indexkort oftast det bästa valet.

Misstag 2: Ingen struktur eller för många kategorier

“Vi gör en flik för allt!” är en bra idé… tills du står där med 74 kategorier och inte hittar något eftersom allt verkar höra till “Övrigt”.

Håll det enkelt. En kortlåda blir bäst när den har:

• logiska huvudkategorier
• max 10–12 flikar
• tydliga etiketter alla förstår
• färgkodning för extra tydlighet

Misstag 3: Man skriver otydligt eller för smått

Om du måste använda förstoringsglas för att läsa korten har något gått fel. Tydliga rubriker, stora bokstäver och luft mellan raderna gör kortlådan användbar – även när du är stressad.

Gör det enkelt för “framtida dig”. Skriv så tydligt som möjligt.

Misstag 4: Man använder för tunna indexkort

Tunna indexkort viker sig, böjs och ser trötta ut efter två veckor. Det går helt emot kortlådans idé: stabilitet och överblick.

Använd kort i tjockare papper – de håller formen och håller ordning.

Misstag 5: Kortlådan står på fel plats

En kortlåda ska stå där den används. Punkt. Inte två meter bort. Inte i en byrålåda ingen öppnar. Inte under skrivaren. Helst:

• bredvid arbetsstationen
• vid receptionen
• nära kundservice
• vid utbildningsbordet
• i butikens kassazone

Ju kortare sträcka till lådan, desto oftare används den – och desto bättre fungerar systemet.

Misstag 6: Man glömmer tillbehören

En kortlåda utan registerflikar är som en bok utan kapitel. Det fungerar – men väldigt långsamt.

De viktigaste tillbehören är:

• registerflikar A–Ö
• nummerflikar
• kategorikort
• färgade indexkort
• extra etiketter för smidig ommärkning

Med rätt tillbehör blir lådan snabb att navigera och omöjlig att röra ihop.

Misstag 7: Man uppdaterar aldrig korten

En kortlåda är inte en tidskapsel. När informationen ändras måste korten ändras. Annars blir systemet felaktigt – och därmed värdelöst.

En snabb 5-minuters genomgång varje vecka räcker för att hålla allt aktuellt.

Kort sagt

Kortlådor är enkla, smarta och extremt effektiva – men bara om man använder dem rätt. Genom att undvika dessa vanliga misstag kan du skapa ett system som är tydligt, hållbart och blixtsnabbt att jobba med.

Rätt låda + bra kort + enkel struktur = total ordning på kontoret.